Kamis, 09 Desember 2010

Modul Mengelola Pertemuan / Rapat IV


MODUL

Mata Pelajaran                       : Kompetensi Kejuruan
Standar Kompetensi               : Mengelola Pertemuan/Rapat
Kompetensi Dasar                  : Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat
Kode Kompetensi                             : 118

 I.            INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
·        Siswa dapat menjelaskan teknik membuka dan menutup rapat
·        Siswa dapat membuka dan menutup rapat
·        Siswa dapat menjelaskan teknik memimpin rapat
·        Siswa dapat  memimpin rapat
·        Siswa dapat menjelaskan teknik mengajukan pendapat dan bertanya
·        Siswa dapat mengajukan pendapat dalam bertanya

II.            TUJUAN PEMBELAJARAN
·         Siswa mampu membuka dan menutup rapat
·         Siswa mampu memimpin rapat
·         Siswa mampu mengajukan pendapat dan bertanya dalam rapat

III.            URAIAN MATERI
Sebuah pertemuan dapat terwujud dengan berhasil, apabila semua faktor pendukungnya tersedia. Yang termasuk faktor pendukung penyelenggaraan sebuah rapat antara lain;
A.    Prosedur Pertemuan
Prosedur merupakan tahapan kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu:
·         Prapersiapan, seperti menentukan masalah, tujuan dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
·         Persiapan, seperti menentukan dan menyusun acara rapat, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perlengkapan lunak dan keras, peralatan menulis, menyusun undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
·         Pelaksanaan, dalam rapat semua peserta memiliki hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
·         Penggandaan dan pendistribusian, notula rapat harus digandakan dan didistribusikan kepada peserta rapat baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat.

B.     Keterampilan Dalam Rapat
1.      Teknik Membuka dan Menutup Rapat
Ketika rapat diselenggarakan terdapat dua acara rapat yang harus selalu ada yaitu pembukaan dan penutup rapat. Teknik membuka rapat sebagai berikut:
a.       Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
b.      Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat. Pembicara harus mengetahui kondisi para pendengar seperti sifat pendengar, pendidikan, suasana yang terjadi.
c.       Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang dibahas. Topik-topik ini akan menjadi alat pendorong atau memotivasi pendengar untuk mengetahui lebih lanjut hasil akhir pembicara.
d.      Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu dalam hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para pendengar.
e.       Gunakan  kalimat yang singkat, jelas tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
f.       Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti penggunaan data, anekdot, membuat pertanyaan, mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa, peribahasa, kata bijak dan kutipan dari kitab suci.
Sebagai contoh : Seorang Manajer, dalam menyampaikan pengarahan kepada manajer produksi, maka kalimat pembuka cukup terdiri atas beberapa kalimat yang mengandung kesan positif. Misalnya: “Saudara-saudara harus berjuang dengan keras karena produksi barang yang terbaru menentukan kelanjutan pabrik kita.”
Rapat yang berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Pemimipin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut-berlarut. Teknik menutup rapat yaitu sebagai berikut:
a.       Menyusun ringkasan atau kesimpulan, agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi pembicaraan sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara jelas isi dan maksud pembicaraan.
b.      Kalimat penutup, berguna untuk menggugah kembali minat dna perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas. Berikut ini beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
1)      Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.
2)      Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
3)      Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan. Antara kalimat pembuka dan penutup harus ada hubungannya.
4)      Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:
a)      Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat
b)      Beerisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan
c)      Berisi pujian kepada pendengar
d)     Usahakan agar pendengar merasa senang, senyum bahkan tertawa
e)      Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak daari orng terkenal.
5)      Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif

2.      Teknik Memimpin Rapat
      Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu rapat adalah pemimpin rapat dan peserta rapat. Jalannya suatu rapat ditentukan pemimpin dan peserta yang terlibat dalam rapat.
            Sifat dan sikap yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
a.       Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama yang berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas menambah wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet dan lain-lain.
b.      Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat. Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapt tiga macam cara, sebagai berikut:
1)      Pengendalian secara bebas terbatas (overhead), dalam teknik ini pemimipin rapat membiarkan peserta berbicara langsung tanpa harus melalui pemimpin rapat. Proses jalannya rapat diperhatikan dengan seksama oleh pemimpin rapat.
2)      Pengendalian secara ketat (closed controlled), pengendalian rapat dengan cara ini peserta rapat ketika berbicara dibatasi. Peserta rapat dapat berbicara apabila diizinkan olleh pemimpin rapat.
3)      Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat, pengendalian rapt yang menggabungkan antara bebas terbatas dan ketat. Pengendalian ini memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat sehingga keadaan normal kembali.
c.       Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur , berwibawa dan tegas.
d.      Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.
e.       Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah daalm mencapai tujuan rapat.
f.       Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan.
Seorang pemimpin harus memiliki keterampilan berkomunikasi ketika memimpin rapat. Seorang pemimpin memiliki sifat dan tipe yang berbeda-beda. Pemimpin rapat digolongkan ke dalam tiga tipe yaitu:
a.      Tipe Otoriter
Ciri-ciri tipe pemimpin ini suka memaksakan kehendak, merasa paling berasa dan merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.



b.      Tipe Demokratis
Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat.

c.       Tipe Laizess-Faire
Tipe Laizess-Faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta rapat. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam jalannya rapat.

Seorang pemimpin rapat pada saat memimpin rapat harus sudah mengetahui fungsi atau kegunaan dari seorang pemimpin rapat. Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:
a.       Sebagai pengarah, seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai permasalahan daripada peserta rapat yang lain agar dapat mengarahkan rapat dengan baik.
b.      Sebagai fasilitator, dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi peserta rapat untuk mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
c.       Sebagai penengah/katalisator, harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat.
d.      Sebagai motivator, harus mampu memberikan semangat ketika rapat berjalan lamban dan membosankan.
e.       Sebagai penentu keputusan, harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh isi pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan membuat keputusan yang tepat.
Ketika rapat biasanya ada tahap tanya jawab. Seorang pemimpin rapat harus mempersiapkan diri nila ada pertanyaan. Untuk menjaga segala kemungkinan serta memberikan jawaban yang memuaskan terhadap setiap pertanyaan peserta maka pemimpin rapat harus memperhatikan hal-hal berikut:
a.       Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar.
b.      Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan pendengar).
c.       Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas namun mencapai sasaran.
d.      Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang.
e.       Menjawab pertanyaan disertai bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat dipertangungjawabkan kebenarannya.
f.       Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian pembicara.
g.      Menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.
Seorang pemimpin harus berusaha untuk memahami sifat-sifat atau karakter setiap peserta rapat. Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
a.       Pemersatu, karakter dari tipe pemersatu biasanya beertindak sebagai juru damai.
b.      Perantara, bertindak sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain baik perorangan maupun kelompok.
c.       Pendengar, termasuk tipe peseta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat
d.      Pemberi Semangat, biasanya mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja tinggi.
e.       Inisiatif, biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas.
f.       Pemberi informasi, selalu memberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul dan dapat dipercaya.
g.      Penyerang, tipe peserta ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang lain sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan peerpecahan.
Setiap peserta rapat mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing.


Beberapa fungsi atau kegunaan peserta rapat, antara lain;
a.       Sebagai penyumbang pendapat, rapat diadakan dengan suatu tujuan agar tujuan tercapai, peran serta seluruh peserta rapat sangat diharapkan untuk menyumbangkan pendapat.
b.      Sebagai penyimpul, pada saat rapat berlangsung notulis bertugas untuk mencatat hal-hal penting berupa garis besar inti rapat.
c.       Sebagai penyumbang data, pendapat-pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional.
d.      Sebagai pembantu pimpinan, harus mampu membantu pimpinan rapat agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.
e.       Sebagai penerima hasil keputusan, setelah rapat selesai dan dihasilkan keputusan yang harus disepakati bersama oleh peserta rapat sehingga peserta rapat harus berusaha untuk menerima hasil keputusan.

3.      Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya Dalam Rapat
Bila seseorang akan menyampaikan pendapat dalam rapat dengan tujuan memberitahukan pendengar maka hal yang diharapkan pembicara ialah pendengar memahami dengan jelas segala sesuatu yang dikemukakan oleh pembicara. Pembicara harus berusaha mengungkapkan uaraiannya dengan menggunakan bahasa yang efektif.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu:
a.       Memakai kata-kata yang lugas, sederhana
b.      Memakai kata-kata yang singkat, jelas dan tepat sesuai kaidah bahasa.
c.       Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif
d.      Menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat social dan pendidikan para pendengar
e.       Penyampaian pendapat tidak meyimpang dari tema
f.       Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai pendapat orang lain.
Salah satu acara rapat yang biasanya ada tahap tanya jawab. Pada saat rapat bila akan mengajukan pertanyaan harus dilakukan dengan teknik atau cara yang tepat. Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut:
a.       Pertanyaan langsung (direct question) adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat
b.      Pertanyaan umum (overhead question) adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencarai jawabannya.
c.       Pertanyaan terbuka (open question) adalah pertanyaan yang diajukan secara terbuka diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum
d.      Pertanyaan mengembalikan (reverse question) adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.
e.       Pertanyaan dipindahkan (relay question) atau pertanyaan dialihkan atau dipindahlan kepada peserta lain yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
f.       Pertanyaan factual (fact question) adalah pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain.
g.      Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban karena orang-orang pun sudah tau jawabannya
h.      Pertanyaan penghargaan (pick up question), pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik.
i.        Leading Question, suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Gimana menurut kamu???