Modul Mengelola Pertemuan / Rapat II

MODUL

Mata Pelajaran             : Kompetensi Kejuruan

Standar Kompetensi     : Mengelola Pertemuan/Rapat

Kompetensi Dasar        : Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Kode Kompetensi                   : 118

 I.            INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

·        Siswa dapat mendeskripsikan pengertian pertemuan/rapat

·        Siswa dapat menunjukkan tujuan dan fungsi rapat

·        Siswa dapat membedakan antara jenis rapat yang satu dengan rapat yang lain

·        Siswa dapat menjelaskan syarat – syarat rapat yang baik

·        Siswa dapat mengidentifikasi persiapan rapat yang dibutuhkan

·        Siswa dapat menggambarkan tata ruang rapat

·        Siswa dapat menyebutkan etika pertemuan / rapat

·        Siswa dapat menuliskan teknik menyusun agenda & acara rapat

·        Siswa dapat menyusun undangan rapat

II.            TUJUAN PEMBELAJARAN

·         Siswa mampu melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan

·         Siswa mampu mengatur pertemuan berdasarkan kebutuhan dan merancang waktunya

·         Siswa mampu mengatur ruang pertemuan berdasarkan kebutuhan

·        Siswa mampu mendiskusikan informasi yang ada dalam agenda

·        Siswa mampu menyiapkan dan mengirimkan bahan untuk pertemuan kepada peserta sesuai dengan waktu yang telah dibuat

·        Siswa mampu membuat agenda pertemuan berdasarkan tujuan pertemuan yang telah ditetapkan

III.            URAIAN MATERI

A.    Pengertian Rapat

      Salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau rapat yang diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan.

B.     Tujuan dan fungsi Rapat

Rapat perlu diselenggarakan, antara lain :

1.      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.      Sebagai forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.

4.      Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi.

5.      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta).

6.      Sebagai sarana bernegosiasi

7.      Ketentuan hukum

C.    Jenis-jenis Rapat

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.

1.      Berdasarkan Tujuan

Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a)      Rapat penjelasan ( information conference )

adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

b)     Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )

adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c)      Rapat perundingan ( negotiation conference )

adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2.      Berdasarkan Sifat

Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a)      Rapat resmi ( formal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b)      Rapat tidak resmi ( informal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.  Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c)      Rapat terbuka

adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d)     Rapat tertutup

adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3.      Berdasarkan Jangka Waktunya

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a)      Rapat mingguan

adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b)     Rapat bulanan  

adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c)      Rapat semester

adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d)     Rapat tahunan

adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4.      Berdasarkan Frekuensi

Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a)      Rapat rutin

adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b)     Rapat insidentil

adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5.      Berdasarkan Nama

Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a)      Rapat kerja

adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b)     Rapat dinas

adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c)      Musyawarah kerja

adalah kata lain dari rapat kerja.

6.      Berdasarkan Urgensinya

Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a)      Rapat biasa

adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa.

b)     Rapat penting

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7.      Berdasarkan Pesertanya

Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a)      Rapat vertikal

adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan.

b)     Rapat horizontal

Adalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat.

D.    Syarat – syarat Rapat yang Baik

1.      Suasana Terbuka

Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesame peserta rapat.

2.      Tidak Ada Monopoli

Rapat yang baik adalah yang demokratis. Artinya, tidak ada tindas menindas atau ingin menguasai sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama ( hak bicara, hak ambil bagian, dsb)

3.      Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat

Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalamjalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar dan pembicara yang baik

4.      Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan

Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat. Pemimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5.      Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi

Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat. Rapat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan emosi.

6.      Pertanyaan Singkat dan Jelas

Pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele – tele, serta jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.

7.      Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

8.      Selalu ada kesimpulan

Rapat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau keputusan bersama. Sedangkan rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele, tanpa ada keputusan.

E.     Identifikasi Persiapan Rapat

Secara garis besar persiapan rapat mencakup tiga hal, yaitu:

1.      Persiapan Administrasi

Yang perlu diperhatikan menyangkut persiapan administrasi, antara lain :

a.       Notula yang merupakan hasil rapat sebelumnya.

a.       Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat

b.      Beberapa peraturan yang dibutuhkan

c.       Mempersiapkan materi rapat. Materi rapat antara lain: bahan-bahan acuan berupa buku, majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat.

d.      Membuat surat undangan

e.          Menyusun acara dan daftar hadir peserta

2.      Persiapan Peralatan & Perlengkapan

Alat yang dipersiapkan antara lain sebagai berikut;

a)      flip chart dan spidol

b)      whiteboard, alat tulis dan penghapusnya.

c)      LCD Projector atau OHP

d)     Sound system

e)      Handy cam

f)       Kamera

g)      Tape recorder

h)      Map atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat

i)        Block note dengan ballpoint

j)        Name tag untuk peserta rapat

k)      Komputer, internet

3.      Persiapan Ruangan

Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:

1.      Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya         :

a)      Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah

b)      Kualitas pekerjaan lebih baik

c)      Kesalahan-kesalahan berkurang

d)     Semangat kerja pegawai lebih baik

e)      Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

f)       Prestise lebih baik untuk perusahaan

2.      Perencanaan warna

Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.

3.      Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

4.      Pengaturan tempat duduk,

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

F.     Tata Ruang Rapat

Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:

1.      Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.

 

2.      Gaya konferensi

Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.

 

3.      Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal.

 

4.      Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.

 

G.    Etika Pertemuan / Rapat

Etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan pertemuan. Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu sebagai berikut:

·         Pihak panitia penyelenggaraan rapat:

1.      Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur

2.      Menata ruang dengan baik

3.      Menempatkan tempat duduk sesuai dengan jabatan atau kedudukan

4.      Mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat

5.      Menghargai seluruh peserta rapat

6.      Membagikan makalah dengan sopan

7.      Menggunakan bahasa yang baik, santun dan dapat dipahami

·         Pihak peserta rapat

1.      Hadir tepat waktu

2.      Mengikuti tata tertib

3.      Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara

4.      Tidak bersikap emosional, egois

5.      Bersikap sopan, santun dan bijaksana

6.      Menggunakan bahasa yang santun

7.      Mematikan HP

8.      Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan ber-AC

Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa syarat, antara lain sebagai berikut;

·         Persepsi, peserta rapat harus mampu menyesuaikan pesan, pendapat, pandangan dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain.

·         Ketepatan, harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka berpikir lawan bicara sehingga terhindar miscommunication.

·         Kredibilitas, setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya.

·         Kecocokan/keserasian, harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan semua orang bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.

Syarat tersebut harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara  lain:

·         Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.

·         Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun serta dapat dipahami oleh orang lain.

·         Budi pekerti, watak dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

·         Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya bahasa yang sering digunakan antara lain gaya bahasa hiperbola, gaya bahasa kilmaks, gaya bahasa antiklimaks, gaya bahasa simbolik

Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain:

·         Pakaian, cara seseorang berpakaian mencerminkan kepribadiannya. Cara berpakaian yang bersih, rapi, tepat (sesuai situasi) akan menumbuhkan rasa percaya diri dan harga diri.

·         Pandangan mata, pada saat berbicara pandangan mata perlu terarah dengan baik karena pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata karma dan kewibawaan

·         Mimik wajah, pada saat berbicara mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan.

·         Sikap badan ketika berbicara baik duduk maupun berdiri harus tegak. Kuasailah diri sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta rapat sehingga pembicara terlihat dan terkesan berwibawa.

·         Suara, dapat berbunyi lebih baik apabila jelas, intonasi, semangat, ekspresi.

·         Tulisan, harus dengan jelas sehingga dapat terbaca orang lain.

H.    Teknik Menyusun Agenda dan Acara Rapat

Agar suatu acara berjalan dengan baik dan sukses, maka pantia penyelenggara rapat terutama penyusun acara harus mengetahui agenda rapat dan mengetahui agenda rapat dan teknik menyusun acara.

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu:

1.      mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat

2.      mengetahui tema dan tujuan rapat

3.      mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:

a)      peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)

b)      peserta rapat dari dalam organisasi (intern)

c)      peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)

d)     jenis kelamin, usia, jabatan, status social dan pendidikan secara umum

4.      mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat dan pelaksanaan rapat

5.      mengetahui peralatan yang akan digunakan

6.      mengetahui keadaan calon pemimpin rapat

7.      mengetahui keadaan ruang rapat

8.      mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat

9.      mengetahui tata tertib rapat.

Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikansama dengan menyusun agenda rapat ditambah dengan:

1.      acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

2.      secara umum urutan rapat terdiri atas:

a)      pembukaan

b)      pengarahan dari pemimpin rapat

c)      pelaksanaan rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi, sebagai contoh:

·         penjelesan atau pengarahan dari pemimpin rapat

·         pembagian tugas berdasrkan kriteria/ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rapat

·         setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima

·         mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap kelompok

·         mengkaji permasalahan yang timbul

·         melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi

·         tahap mengambil keputusan

·         tahap menyimpulkan

·         pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan diakhiri dengan penutupan.

3.      penyusun harus memperhatikan waktu

Contoh Agenda Rapat

PT TOYOKO HAMARJAYA Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur Telp. (021) 456474   AGENDA RAPAT INOVASI PRODUK 1.      Pembukaan 2.      Pengarahan Pimpinan Rapat 3.      Laporan Bagian Produksi 4.      Laporan Bagian Keuangan 5.      Laporan Bagian Pemasaran 6.      Pembahasan dan Tanya Jawab 7.      Penutup

Contoh Susunan Acara Rapat

PT TOYOKO HAMARJAYA Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur Telp. (021) 456474                                                                                             SUSUNAN ACARA RAPAT INOVASI PRODUK 1.      08.00 – 08.30    Regristasi08.30 – 09.00    Pembukaan 2.      09.00 – 09.30    Pengarahan Pimpinan Rapat 3.      09.30 – 09.45    Laporan Bagian Produksi 4.      09.45 – 10.00    Laporan Bagian Keuangan 5.      10.00 – 10.15    Laporan Bagian Pemasaran 6.      10.15 – 11.00    Pembahasan dan Tanya Jawab 7.      11.00                 Penutup

I.       Teknik Menyusun Undangan Rapat

Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapakan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu.

Dalam menulis surat, diperlukan suatu keterampilan dalam hal merumuskan buah pikiran dan menuangkannya dalam kata-kata, sehingga mendapat feedback/reaksi sesuai yang diharapkan. Dalam hal menulis surat, seseorang diharuskan menguasai hal-hal berikut:

1.      memahami atau menguasai pemakaian bahasa/tata bahas yang baik,

2.      mengetahui permasalahan dan latar belakangnya,

3.      memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya,

4.      mengetahui dan memahami kepada siapa ia membuat atau menulis surat,

5.      mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.

Ada macam-macam variasi surat undangan, tergantung apakah itu rapat intern atau rapat ekstern.

1.      Undangan rapat intern

Rapat intern adalah rapat yang dihadiri oleh pejabat di dalam organisasi yang bersangkutan.  Undangan yang dipakai untuk rapat intern dapat berbentuk surat undangan biasa atau dapat juga berbentuk edaran

2.      Undangan rapat ekstern

Rapat ekstern adalah rapat yang dihadiri peserta dari luar organisasi. Undangan rapat yang dihadiri peserta dari luar organisasi mempergunakan surat undangan biasa yang lazim digunakan.

Undangan rapat dibuat setelah daftar peserta rapat disusun. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:

1.      menggunakan kepala surat atau kop surat;

2.      mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya;

3.      mencantumkan perihal undangan rapat;

4.      mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat;

5.      mencantumkan tanggal, hari, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan;

6.      ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Letak atau penempatan bagian-bagian surat terdir dari empat bagian utama, yaitu sebagai berikut;

1.      Kepala surat, dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga, nomr telepon, lambing instansi dan lain-lain.

2.      Pembukaan, pada bagian ini terdapat tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal atau perihal, nama dan alamat surat, salam pembuka

3.      Isi surat atau tubuh surat, merupakan uraian lengkapdan jelas tentang masalah yang menyebabkan surat itu dibuat dan dikirmkan.

4.      Penutup, berisikan salam penutup dan pejabat penandatangan

Setiap kantor memiliki bagan surat yang berbeda tergantung kepada kebiasaan. Beberapa bagan bentuk surat diantaranya;

1.      bentuk lurus penuh (full block style);

2.      bentuk lurus (block style);

3.      bentuk setengah lurus (semi block style);

4.      bentuk lekuk/tekuk (indented style);

5.      bentuk menggantung (hanging style);

6.      bentuk resmi (official style)