Modul Mengelola Pertemuan / Rapat

MODUL

Mata Pelajaran                       : Kompetensi Kejuruan

Standar Kompetensi               : Mengelola Pertemuan/Rapat

Kompetensi Dasar                  : Membuat Catatan Hasil Pertemuan/Rapat

Kode Kompetensi                             : 118

 I.            INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

·        Siswa dapat mendeskripsikan pengertian notula

·        Siswa dapat menunjukkan fungsi notula

·        Siswa dapat membedakan antara jenis notula yang satu dengan notula yang lain

·        Siswa dapat menerangkan konsep dari notulis

·        Siswa dapat menuliskan teknik menyusun notula

II.            TUJUAN PEMBELAJARAN

·         Siswa mampu menjelaskan mengenai pengertian, fungsi, dan jenis – jenis dari notula

·         Siswa mampu memahami pengertian notulis dan manfaatnya

·         Siswa mampu membuat notula sesuai dengan kebutuhan

III.            URAIAN MATERI

Hasil keputusan dalam suatu rapat haruslah diketahui oleh para peserta rapat serta pihak – pihak lain yang memerlukannya. Selama rapat berlangsung, tugas sekretaris adalah sebagai notulis untuk membuat notula.

A.    Pengertian Notula

      Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung. Dalam sebuah rapat biasanya notula dibuat oleh sekretaris atau orang yang ditunjuk atau ditugasi secara khusus. Informasi yang ditulis dalam notula adalah informasi yang penting saja, yaitu informasi yang perlu diketahui oleh peserta rapat ddan undangan / anggota organisasi ysng tidak menghadiri rapat.

B.     Fungsi Notula

1.      Bahan bukti atau dokumen hitam di atas putih,

2.      Sumber informasi bagi peserta yang tidak menghadiri rapat,

3.      Acuan /landasan pertemuan berikutnya,

4.      Alat pengingat para peserta rapat,

5.      Bukti sejarah.

C.    Jenis – jenis Notula

Notula ada dua jenis, yaitu  :

1.      Notula Harafiah

Notula Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari setiap peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau tidak  boleh meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah berbentuk catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari keduanya. Contoh notula harafiah adalah laporan hasil siding DPRD Tk. II.

2.      Notula Rangkuman

Notula Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu pembicaraan dalam rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus pandai/mahir apa yang dikatakan oelh setiap peserta rapat.

D.    Notulis

Orang yang diberi tugas untuk menyusun notula disebut notulis. Seorang yang menyusun notula harus menyiapkan notula segera setelah rapat selesai serta membacakan hal – hal yang merupakan keputusan rapat. Persyaratan menjadi seorang notulis, yaitu    :

1.      Bersikap  cermat dan dapat berkonsentrasi,

2.      Menilai apa yang relevan dan tidak relevan, bermanfaat atau tidak,

3.      Mampu menyederhanakan kalimat atau kata – kata,

4.      Memilih kata yang tepat, bahasa yang efektif agar pembaca notula mudah memahami isinya,

5.      Mampu membut kesimpulan,

6.      Menguasai metode pencatatan,

E.     Teknik Menyusun Notula

Susunan notula terdiri dari :

1.      Judul notula

2.      Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat

3.      Nama pimpinan dan sekretaris rapat

4.      Jumlah peserta rapat yang diundang

5.      Jumlah peserta rapat yang hadir ( nama disebutkan dalam daftar hadir )

6.      Jumlah peserta rapat yang tidak hadir

7.      Acara atau agenda rapat

8.      Jalannya rapat / risalah rapat ( dari acara pertama sampai dengan penutup )

9.      Tempat dan tanggal, bulan, tahun notula dibuat

10.  Tanda tangan pembuat notula

11.  Pengesahan oleh pimpinan rapat

Contoh Notula

NOTULA RAPAT

PENGURUS PUSAT SP-PGN

Hari / Tanggal             : Selasa, 3 Maret 2009

Waktu                         : 14.00 – 17.00 WIB

Tempat                        : Ruang Rapat OPB, Gedung B Lantai VIII

Peserta                         : Pengurus SP-PGN (terlampir

Agenda                       : – Pembahasan Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan

Keputusan Direksi tentang Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN

- Mekanisme pembuatan lambang SP-PGN

- Mekanisme keanggotaan SP-PGN

- Mekanisme iuran anggota

- Pembahasan masalah lainnya

Catatan Rapat :

1.      Terkait Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan Keputusan Direksi tentang Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN, akan dikirim surat ke Depnaker dan Menneg BUMN (tembusan ke Direksi PGN) untuk mengadukan masalah tersebut dan minta pertimbangan / saran dari institusi tersebut. (Deadline tanggal 6 Maret 2009, PIC : Ketua Umum, Kabid. Advokasi & Hub. Industrial serta Sekretaris)

2.      Lambang PGN akan disayembarakan ke pekerja PGN dengan anggaran hadiah sebesar Rp. 5.000.000,- (untuk hadih uang dan trophy atau piagam). Pengumuman melalui email atau portal PGN. (deadline 31 Maret 2009, PIC : Sekretaris)

3.      Akan dibuat formulir keanggotaan SP-PGN yang didalamnya berisi kesediaan menjadi anggota dan membayar iuran bulanan sebesar Rp. 20.000,- per bulan. Formulir akan disampaikan melalui email maupun pengurus SP-PGN di tiap unit / satuan kerja masing-masing. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009)

4.      Iuran anggota akan dilaksanakan dengan pemotongan gaji bulan April, dan menunggu hasil konfirmasi pendaftaran anggota SP-PGN. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009)

5.      Masalah ketenagakerjaan hasil dari RAKERNAS SP-PGN 2009 yang akan ditangani langsung oleh Ketua Umum SP-PGN adalah sebagai berikut :

·         Adanya Keputusan Direksi tentang Penerimaan pekerja setingkat manajemen puncak (sebagai pegawai tetap) yang kurang sesuai dengan Peraturan Perusahaan

·         Belum adanya komunikasi internal yang kondusif, baik dari sisi ketersediaan fasilitas (media komunikasi) maupun komitmen. Hal ini ditandai dengan tidak adanya bukti hasil komunikasi dari manajemen mengenai visi, misi dan tujuan yang akan dicapai kepada seluruh pekerja

·         Belum adanya perencanaan yang berkesinambungan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang dimonitor dan dievaluasi secara berkala sehingga tidak ada kesan bahwa pencapaian kinerja perusahaan by accident atau terjadi dengan sendirinya

·         Perubahan organisasi yang arah dan tujuannya tidak jelas, yang mengakibatkan ketidakjelasan pekerjaan dan menimbulkan kekhawatiran di seluruh tingkat jabatan dan staf

·         Percepatan pelaksanaan perubahan struktur organisasi agar tidak mengganggu proses kerja yang sedang berlangsung

·         Terkait Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang baru, perlu dilakukan pembandingan dengan BUMN yang lain mengingat besarnya pemberian kewenangan dari Direksi kepada Kepala Satuan/Unit Kerja

·         Usulan adanya TOA (Table of Authority) untuk struktur organisasi yang baru TOA yang baru diberikan sepenuhnya ke GM sehingga GM harus membuat TOA kepada Distrik. Seharusnya TOA disusun terpusat.

·         Penjelasan mengenai status nilai Take Or Pay di neraca yang mana selama ini telah terakumulasi cukup besar dan batasan waktu sampai kapan Take Or Pay tersebut dapat diambil dan dipergunakan

·         Kelangsungan bisnis perusahaan terkait pasokan gas di Medan dan Surabaya yang semakin menurun dan belum ada tambahan pasok, bahkan kontrak pembelian gas eksisting untuk Medan akan berakhir tahun 2011. Hal ini menimbulkan demotivasi & keresahan pekerja

·         Pelaksanaan mandat hasil kongres 2007 agar dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan janji-janji pada waktu Kongres SP Oktober 2007

·         Belum adanya Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara SP dengan Manajemen

·         Konsolidasi anggota SP untuk bersatu dan untuk memiliki kesamaan pemahaman sebagai pekerja yang senasib dan sepenanggungan di dalam keluarga besar PGN

6.      Adapun masalah ketenagakerjaan lainnya yang diinventarisir di RAKERNAS, tindaklanjutnya akan diserahkan tugas dan kewenangan kepada masing-masing bidang.